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知行合一,谈谈我的项目管理实践---论变更管理

 

神州巨龙往届学员韩双喜

笔者为新进项目经理,从事项目管理(IT方向)2年,目前已获得譬如:PMI认证(PMPACPPBA)CMMI(ATM认证)、信息系统项目管理师、JAVA高级工程师。在此,用自己浅显的对项目管理的理解,为神州巨龙献礼。

拿破仑有句关于计划和应变的名言:“没有一场胜仗是按计划取得的,但我仍然会为每一场战争制定详尽的计划。”

一场战争,从很多维度看都符合项目的特性:临时性,独特性、以打赢的目标为导向等。面对乌卡时代的来临,项目经理如何像拿破仑说的一样,在项目中应对变化多端的环境、最终不辱使命,取得战胜的结果?项目变更管理至关重要。

  论:变更管理的必要性

众所周知,良好的开始是成功的一半。项目实施前编制一个好计划,是项目成功的开始和基础。但计划类似战争中的发射炮弹,是预想的、固定的。而项目实施的环境则不停变化。项目要成功到最后,光有计划还不够,还需要另外一半支撑---根据项目实际变化情况来适时调整操作策略---如同发射导弹,在行进中不断根据靶向移动的位置调整方向(类似PDMA提出的精益产品开发,在此笔者以乙方项目经理角度阐述)。

制定项目调整计划和具体打法调整的过程,在项目管理中叫做:项目变更管理。项目中的变更和运营层面的变更稍有不同。根据我的理解,在以运营为主推动业务绩效的公司中,项目更具典型的临时性和特殊性,往往项目经理不能较好的安排变更流程。和运营层面的变更管理水平比起来,差距很大,很多时候项目中变更管理环节是缺失的。

变更管理环节欠缺的项目,有时候项目成员自发完成了变更调整(称为:镀金,不建议),最后项目顺利收尾了,这是个幸运的项目。但绝大部分项目,通常会导致干系人的投诉,项目可能延期、失控,甚至流产。所以在项目管理中,稳稳的把控项目中局势变化,适时引导项目的变更节奏,是作为考验项目经理能力的重要维度。

  论:项目变更管理

  项目的变更管理属于项目的监控过程组,变更需要监控项目环境中所有输入的变化。笔者做的项目中,有遇到过项目环境变化,如政策导向更改、甲方领导增加额外需求、项目团队成员出勤变化导致的项目进度、范围、费用等的变更。

项目环境发生变化后,拥有良好沟通渠道的项目,项目变化的信息通常会及时传递到项目经理这里,这个过程叫做项目变更的申请或者识别。

项目经理要做好变更登记,通常记录在《**项目变更清单》文件中,项目的变更清单应该记录所有在项目期间发生的变更及变更的状态。通常有些人会反对:为什么需要记录?烦不烦啊?是啊,你也可以不做记录,就像不做项目计划一样,但你迟早会在项目中,被晕头转向,最终可能的下场就是失败。而持续记录的良好习惯,最多是累得半死而已,但项目的沟通和项目状态的传递,会变得很清晰。也为后续的项目汇报积累了丰富的素材。

有时候也面临一些情况,由于各种原因,项目的变化信息项目经理不知道,这可能是项目失控了,对于项目经理,项目团队成员以及项目发起人来说都不是一个好的事情。在实际工作中要尽力避免。

一般说来,项目变更管理的生命周期分为如下5个阶段。

  (1)变更申请。变更发起人提交变更申请,变更申请类别包括需求变更、技术方案变更、人员变动等。变更申请可以先口头提出,但随后必须书面确认。

  (2)变更评估。变更评估通常需要参考项目管理计划、项目绩效报告和外部环境等,其具体内容有:1.变更必要性分析。2.变更的影响,包括是否涉及费用和合同的变更。

  (3)变更审批。变更审批是逐级进行的:1.对于小的变更,项目经理即可决定是否执行。2.对于大的变更,需要升级到变更控制委员会(CCB),有时需要再往上升级到公司副总经理甚至总经理。需要注意的是,变更评估和审批通常预先线下准备,然后通过会议的形式进行集中讨论。

  (4)变更实施。具体内容有:1.批准的变更请求和项目变更清单。2.项目管理计划和项目文件更新,包括各子计划,项目基线(如成本、合同更新)等。

  (5)变更确认。变更的结果,需要反馈在项目成果之中,并及时反馈给变更的利益干系人。

  在此特别强调,所有的项目变更都需要持续跟踪,直到变更完成为止。这些所说的都是单项目维度,还有项目集和项目组合视角的变更,和项目变更视角不一样,笔者未做过项目集及项目组合管理的项目,在此不过多诉说,引用解释如下:“项目集和项目组合的变更,主要关注战略和项目集及项目组合的分解是否契合,以此来新建或取消项目集及项目组合中的具体项目”。所有这些项目、项目集、项目组合的变更,都可以简称为项目变更。

  论:推动项目成功

以战略布局见长的马云和孙正义都说过:三流的点子加一流的执行好过一流的点子加三流的执行。这句话可以解读为执行力的重要性。所有的战略判断和决策,其最开始是没有答案的,在执行的过程中,有可能成功,也有可能失败。项目是落实公司战略的载体和抓手,项目经理需要用项目成功来验证战略的正确性。面对复杂多变的环境和突如其来的挑战,项目经理采取什么措施达成目的是一种考验。

项目经理通常不能主动选择开始时的战略方向。他能做的,就是不管这个战略落地有多难,都能够通过适当的项目变更管理来引导项目朝既定的目标前进,最终推动项目成功。

目前人工智能、大数据、区块链等先进技术兴起,必然带动产业和生产力的发展,目前对IT/互联网项目经理的要求越来越高,只有不断提升自己的软实力和专业知识,才能利于不败之地。《孙子兵法》有云:求其上,得其中;求其中,得其下,求其下,必败。希望各位树立正确的目标,脚踏实地的工作、认认真真的生活。以此记录我的2018之项目经理。

谨以此文,祝神州巨龙越办越好。2018级学员,敬上。

 

 

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