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跨文化交际与国际项目管理:提升沟通管理的视角


    本人所处的行业是IT业。回想起刚刚开始接触项目管理的经历,在最初的一年里,我的角色更像是一名项目协调员。为了更好的提升自己在项目管理方面的技能,我完成了PMP的学习,系统的梳理了项目管理的知识体系,通过后来越来越多的项目实践,我逐渐将这些理论与知识应用在实战中;几年后,在企业从Waterfall到Agile的战略转型中,我接触到Agile的项目管理方法,也开始更多的思考如何根据项目特点,选择适当的项目管理方法并灵活应用。近年来,我意识到,项目管理需要充分分析环境需求,项目经理也需要不断思考在新的环境下如何做出相应的变化来提升项目管理的经验和技能。面对COVID-19疫情全球合作共同抗疫的现状,让我对于新环境下项目管理产生了一些思考。

 

1. 引言

    从去年起,COVID-19疫情在全球的蔓延,一方面让人们对共同抗击疫情的全球性合作产生了越来越强烈的需求,另一方面,人们的各项社会活动甚至生活方式,都因为疫情的影响正在出现改变,包括网络科技在商业、教育、贸易、娱乐等领域的支持作用,使人们的交流与互动方式正在产生重大变化。利用网络技术实现远程沟通,不仅在当前的全球疫情下展现出其不可取代的角色,更逐渐影响着人们未来的生活习惯和思维方式。疫情的蔓延和发展也恰恰证明了世界联网的紧密的关联性,人们对于事物的学习与探索,绝不能局限在自己当前的环境下,而需要放眼全球,去了解不同社会、文化、以及不同地区下,人们的价值观念、社会规范、思维方式、沟通特点等影响因素。 国际形势的变化和科技的发展等因素与跨文化交际领域直接相关。《跨文化交际学》中提到:“现代高科技的发展,交通技术的进步,多媒体的诞生,世界的联网,和经济的高度全球化等变化,为全人类带来了全球意识和相互交往的强烈愿望。”①

 

    在商业环境下,许多企业运用科学技术支持着远程信息的交往。因为COVID-19疫情对于科技行业的影响可能是长期的。很多科技公司人员因为疫情在家办公一段时间后,公司管理者意识到其商业模式不一定需要员工集中在办公室工作,虚拟团队及远程办公反而会带来更高的效率。比如Twitter和Square已经正式宣布将允许员工在疫情之后继续长期保持在家远程办公的形式⑭⑮;Facebook也于近日宣布将彻底接受远程工作的概念,并且将批准一半的员工申请长期在家远程办公的形式②。华为公司总裁、CEO任正非在接受《华尔街日报》采访时也提到③:“疫情期间,很多学生都在接受跨国网络教学。当人们形成习惯以后,不会随便抛弃这个方法……我们作为设备厂家,就是努力去满足客户对这方面的要求。”从这些实例中可以看出,当远程信息交往的技术支持着人们新的生活习惯时,人们在处理沟通和交流的过程,便也需要做出相应的变化,来适应这种世界的联网和全球化的视角。

 

    从这一角度来审视国际项目管理领域,对于沟通管理必将出现新的要求。首先远程信息交往技术的发展必将影响更大范围的、利用社交平台进行的远距离沟通;同时,当技术发展缩小了时间和空间的局限,参与沟通的人们也突破了地域的限制,将会出现更广泛的全球合作,这也就意味着,需要思考在新环境下如何更加有效的进行交流与沟通,现有的项目管理领域中对于沟通管理的方法、技能、规划、解决冲突的方式等,也会出现相应改变;对于项目经理而言,在国际新环境下,也会提出与时俱进的新要求。《项目管理知识体系指南(PMBOK)》中提到:“虚拟团队可以定义为具有共同目标、在完成角色任务的过程中很少或没有时间面对面工作的一群人。使用电子通讯工具如电子邮件、电话会议、视频会议等使虚拟团队成为可行。在虚拟团队的环境中,沟通规划变得更为重要。”⑨ (P180) 《跨文化交际学》中提到:“低效率的交流和沟通,相互间的误解,以及其他交际障碍都可能导致文化冲突……文化上的差异会给不同文化背景的人们之间相互理解与和睦相处带来极大困难……认识跨文化交际的本质,了解其过程以及如何解决和避免交际中产生的障碍、冲突等,已是时代的迫切需要……”①本文将探讨在国际项目管理领域,跨文化交际对提升沟通管理的可能性和必要性。

 

2. 东西方文化差异对项目沟通管理的影响

    根据Goodenough关于文化的定义:“文化即是人们所思、所言(言语和非言语)、所为、所觉的综合。在不同的生态或自然环境下,不同的民族创造了自己特有的文化,也被自己的文化所塑造。”①(P17)④ (P167) 从COVID-19全球抗疫各国的应对策略已经能看到东西方文化的不同。它们都有各自独特的文化系统,指引人们的行为规则、思维方式、语言表达等。

 

    根据跨文化交际学的相关研究,结果显示,东方文化下人们的思维方式呈现中庸之道、迂回婉转;而西方文化下人们的思维方式呈现直截了当、直言快语。这样的思维方式对东西方人们表达在行为举止上的不同也会较为明显。受东方文化系统的影响,东方人说话写文章表现出从整体出发,思维发散之后再聚拢点睛,往往会在谈话中有铺垫或者先做背景的描述,说话迂回婉转。受西方文化系统的影响,西方人的思维方式会注重逻辑,关注细节因此更多的从局部到整体去解析,呈现线性的特征,说话写文章直截了当、开门见山,直率的表达自己,论题不绕弯子。

 

    在国际环境下,东西方不同文化的差异、思维方式的差异,都会影响编译码的结果,从而造成人们理解的偏误,有时也会造成沟通困难或者产生冲突。在国际化环境中,项目管理的沟通过程中经常会出现相关的案例。参考《跨文化交际学》中所提及的一个案例,重新整理至表1中,通过这个案例,可以看出思维模式不同,对于参与沟通的双方和最终的交际影响所产生的影响①(P94)⑩(P89-90)。

 

 

    从这个案例可以看到跨文化交际在沟通管理中有多么重要。如果A和B对于双方各自在思维模式、价值观念、表达方式、文化取向等方面有足够的认知,在商业活动及沟通管理中能够适时使用跨文化交际的相关技巧,这样的冲突或者不会发生,最终也会呈现不同的沟通结果。作为项目经理,在国际化环境下进行项目管理工作,如何能够结合跨文化交际来提升沟通管理呢?将在下一章节中论证。

 

3. 跨文化交际与国际项目管理

    在全球大环境下,当科技的迅猛发展逐渐缩小了时间和空间的局限,人们在全球合作中逐步打破了地域的限制,这也就意味着,需要思考在新环境下如何更加有效的进行交流与沟通。跨文化交际学能够解释在东西方不同文化下,人们在交际过程中如何交际,预测交际过程中可能出现的结果,从而判断如何解决文化冲突,避免交际障碍等。对于处在国际新环境下的项目经理而言,将跨文化交际的技能引用在项目管理领域,以增强沟通管理并更有效的解决冲突,已经呈现出其可能性和必要性。

 

    为了进一步分析跨文化交际在项目管理的沟通管理过程中的应用的可能性,先尝试从元素组成的角度,来比对分析二者之间的联系。跨文化交际至少涉及的因素包括①(P13):信息源、编码、信息、渠道、信息接收者、信息反应者、译码、反应、反馈。在项目管理的沟通模型中,关键要素包括⑨(P199):编码、信息、反馈信息、渠道/媒介、噪声、解码。沟通模型的示意图如图1所示⑨(P200).

 

 

图1:项目管理中基本的沟通模型 ⑨(P200)

    比对“跨文化交际的八要素”和“项目管理沟通管理模型”可以看到,关键要素相吻合。当我们把视角放到项目管理的沟通模型时,可以看到,发送方发送了信息,接收方接收到信息,第一,在信息的传输过程中,会受到噪声的影响,这样的噪声,在国际环境下,可以是对不同语言进行编码解码的过程中产生的干扰,也可能是因为文化的原因、思维方式不同的原因,对信息的原意产生的干扰。第二,接收方接收到的信息也许是并不认同的信息,也许是未被正确理解的信息;第三,在国际环境下,发送方如果使用第二语言编码发送信息,也会出现没有准确的发出信息等问题。这些都会在沟通过程中对项目管理造成负面影响。跨文化交际的知识和技能可以减少噪声的干扰,有效支持发送方和接收方的编码与解码。

 

    《项目管理知识体系指南(PMBOK)》中提到:“在项目环境中冲突不可避免……采用团队规则和成熟的项目管理实践(如沟通规划和角色定义),可以减少冲突的发生。”项目管理中六种常用的冲突解决方法包括:回避、包容、妥协、强迫、合作、解决问题,在PMBOK中对于它们进行了分别解读⑨ (P187)。在COVID-19疫情期间,全球合作共同抗疫的现状,让人们对于全球化合作产生了更深层的思考,比如面对东西方文化的不同,人们的思维方式各不同,那么这六中常用方法,在东西方文化的环境下,如何使用可以带来更高效的沟通以更有效的解决冲突呢?

 

    Stella Ting Toomey曾做了比较和分析,将表现冲突的文化差异整理在表2中 ①(P201-203) ⑫(P360-373),可以看到,在东西方文化下,处理冲突的方式是不同的。

 

 


    在项目管理中六种常用的冲突解决方法:回避、包容、妥协、强迫、合作、解决问题的解析中,对于“回避”的定义是“从实际或潜在冲突中退出。”同时,对于“解决问题”的定义是“通过审查备选方案,把冲突当作需要解决的问题来处理;需要以‘取舍’的态度进行公开对话。”⑨ (P188) 由此可见,目前PMBOK对于项目经理的指导,还并没有结合文化的角度进行深层解读,六种方法看似各有自己的地位和用途,需要凭借项目经理的自身经验进行总结和尝试。


 

    结合跨文化交际的相关知识,可以为解决冲突的实战应用提供参照,能够指导项目经理根据沟通对象的不同对交际结果进行预测,并有效指导其规划沟通。如果沟通对象来自于强交际环境文化下,比如来自中国或者日本,可以预测也许他们会使用“回避”的方式解决冲突问题;如果沟通对象来自弱交际环境文化下,比如来自美国,那么他们很可能会选择“解决问题”的方法面对冲突问题。掌握了跨文化交际的知识与技能,能够帮助项目经理了解不同文化中的人们如何对待冲突,以及在东西方文化差异和思维方式的差异中,冲突可能会产生的原因与条件,由此获得能力有效的规划沟通并优化冲突解决方案。

 

     既然东西方文化差异对项目管理中沟通的管理具有一定的影响,那么如何通过学习和应用跨文化交际的知识与技能,来提升项目管理能力呢?作为最初的尝试,我认为有三点非常重要:培养国际环境的认知;培训跨文化交际的技能;研究有效的培训方案和实践工具。详述如下。

 

    首先,需要培养跨文化交际的认知。需要对不同文化有一定的直觉性和敏感性,掌握有关知识,了解东西方文化下人们思维模式、价值观念、表达方式、文化取向、社会规范等的差异,理解不同文化和言语行为,能够站在别人的立场,用相应的文化差异去思考、体验、表达、应对不同情境下的项目管理工作。这一切需要理论作为指导,而跨文化交际可以为项目管理助力,帮助项目经理真正融入多元文化,积极适应全球化合作。

 

    同时,在项目经理的常见工作场景中更多的将跨文化交际的元素作为输入要素。比如在商务谈判、决策规划、解决冲突等多类场景下,都可以不断训练自己将跨文化交际的知识与技能应用在实战中。在与强交际环境文化中的人们进行业务谈判时,要理解他们会先从感情出发,把对方当作共赢的伙伴甚至朋友,其次才是对手或者商人;在与弱交际环境文化中的人们进行业务谈判时,要理解他们会先考虑对方是商人,因此开门见山的谈业务并不是冷淡,而是谈判的指导思想和方针策略不同。东方文化下的人们迂回式的语篇结构特点,在双方商谈时也许会为了不使对方感到突兀而首先铺垫事件的背景以达到共识;西方文化下的人们直线式的语篇结构特点,会直切主题,有时也会打断你对细节的描述,询问你只需要表达关键点就好,这些也许在东方文化下会留下有些不礼貌的感受,但当项目经理有了跨文化交际的知识基础,就会在多元文化的交流中,更多的站在对方的立场理解对方的思维模式、价值观念、和表达方式等,这不仅能够提升沟通的效率,更能够避免冲突的发生。

 

    再者,知识库和工具的创建以及相应的培训的设计也至关重要。随着跨文化交际在项目管理领域应用的逐渐增加,相应的技能经验也会逐渐增多,对于项目经理所需要具备的一些常识性的知识,可以建立脚本,记录一些特定情境中需要遵循的适应于项目管理领域的交往规则,这样的指导文件也能进一步优化成为项目管理的组织过程资产,它包括正式和非正式的程序、指南、经验教训、历史信息、和知识库等。同时,可以在经验中不断思考总结去创建有效的工具与技术和相应的培训体系,进一步优化项目管理沟通方法,并建立策略能力系统,比如在国际环境下,当项目经理因语言能力或语用能力造成交际困难时,也可以通过这些工具与技术来解决突发的交际问题。

 

4. 结论

    文章从项目管理领域沟通管理的视角,论述了将跨文化交际应用在项目管理领域的可行性分析,是一次初期尝试。产生这个方向的研究思路来源于近期COVID-19疫情的发展所带来的全球化合作的新环境的变化。在这个新环境下,网络技术越来越多的支持着人们的远程沟通,从医院、到学校、到企业、到娱乐健身……这些变化也影响着人们接下来的生活和工作习惯,这使得跨文化交际在新环境下展现出越来越重要的角色。本文结合项目管理领域沟通管理的相关知识点,提出了将跨文化交际的知识与技能融入项目管理领域的可能性与必要性的思考,这也为未来进一步完善跨文化交际与项目管理跨领域应用研究的方向提供了参考和研究思路。此外,此次研究只是利用跨文化交际知识的小范围尝试,分析仅仅集中在有限的元素,这对于反映广泛意义上的可行性和有效性分析还存在一定的局限,这些将在今后的学习、实践和研究中进一步完善。

 

 

    寄语母校:感谢神州巨龙。在此向母校献上生日祝福,祝愿神州巨龙17周年生日快乐。

参考文献

 

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